- Asigurarea legalității prelucrării datelor
În derularea activităților sale, IPA prelucrează date cu caracter personal în următoarele condiții:- persoana vizată și-a dat consimțământul
- prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte
- prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine
- prelucrarea este necesară pentru protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice
- prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de IPA sau de operator (în cazul în care IPA acționează ca împuternicit)
- Asigurarea drepturilor persoanei vizate
IPA respectă dreptul persoanelor fizice la viață privata.
Atunci când prelucrează date cu caracter personal, asociația comunică persoanei vizate ce date colectează, scopul colectării, destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal, durata stocării datelor, ștergerea acestora la finalul perioadei de stocare. În cazul în care operatorul intenționează să prelucreze ulterior datele cu caracter personal într-un alt scop decât cel pentru care acestea au fost colectate, operatorul furnizează persoanei vizate, înainte de această prelucrare ulterioară, informații privind scopul secundar respectiv și orice informații suplimentare relevante.
Prelucrarea datelor se face doar de personalul autorizat în acest sens.
Datele cu caracter personal prelucrate și utilizate de către IPA se vor stoca pe suport electronic sau arhiva pe suport hârtie, pentru perioada necesară pentru realizarea scopurilor în care au fost colectate și în conformitate cu prevederile legale aplicabile activităților derulate de asociație.
În cazul în care IPA în derularea activităților din obiectul de activitate al asociației acționează ca împuternicit al unui operator, va încheia cu operatorul un acord privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin care se va asigura că sunt respectate drepturile persoanelor vizate.
În cazul în care persoana vizată dorește să-și exercite un drept sau să facă o reclamație, se poate adresa DPD la următoarele date de contact:
· adresă: Șos. Olteniței nr. 158 – 160, Sector 4, București, România, CP 050881
· adresă de e-mail: [email protected]
IPA furnizează persoanei vizate informații privind acțiunile întreprinse în urma unei cereri în temeiul articolelor 15-22, fără întârzieri nejustificate și în orice caz în cel mult o lună de la primirea cererii. Această perioadă poate fi prelungită cu două luni atunci când este necesar, ținându-se seama de complexitatea și numărul cererilor. IPA informează persoana vizată cu privire la orice astfel de prelungire, în termen de o lună de la primirea cererii, prezentând și motivele întârzierii.
Dacă nu ia măsuri cu privire la cererea persoanei vizate, IPA informează persoana vizată, fără întârziere și în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, cu privire la motivele pentru care nu ia măsuri și la posibilitatea de a depune o plângere în fața unei autorități de supraveghere și de a introduce o cale de atac judiciară.
- Asigurarea drepturilor persoanei vizate
IPA are implementat un sistem de management al securității informației și informatice, în general și reprezintă o componentă foarte importantă.
1. întocmirea și menținerea evidențelor activităților de prelucrare a datelor
Asociația menține Registrul de evidență a prelucrării datelor cu caracter personal. Registrul este întocmit și gestionat de DPD. Registrul conține cel puțin informațiile prevăzute de GDPR.
2. instruirea personalului în vederea respectării prevederilor GDPR
Personalul IPA este instruit periodic cu privire la prevederile GDPR, la cerințele minime de securitate a prelucrărilor de date cu caracter personal, precum și cu privire la riscurile pe care le comportă prelucrarea datelor cu caracter personal.
Angajații care au acces la date cu caracter personal sunt informați asupra caracterului special al acestor date și au luat la cunoștință regulile care li se aplică. Toate prevederile interne privind obligația angajaților din punct de vedere al securității informației sunt aplicabile.
3. verificarea conformității activităților societății cu cerințele GDPR.
Prin intermediul DPO din cadrul DPD si a auditurilor externe, IPA va verifica respectarea și implementarea regulilor interne, a prevederilor GDPR și a dispozițiilor legale în domeniu, precum și a recomandărilor făcute privind prelucrarea datelor cu caracter personal.
